Upravljanje vremenom i kradljivci vremena

Popisi smetnji (koji se nazivaju i „kradljivci vremena“, „ubice vremena“, „gutači vremena“ itd.), koji uzrokuju neproduktivne gubitke vremena u toku životnih aktivnosti, u različitim situacijama, veoma su popularni u publikacijama za upravljanje vremenom.

Evo jedne od lista „Kradljivci vremena“ koju je predložio Lotar Zajvert (Lothar Seiwert), jedan od vodećih autoriteta nemačke škole upravljanja vremenom:

1) nejasno postavljanje ciljeva;

2) nedostatak prioriteta;

3) pokušaj da se odjednom učini previše;

4) nepotpuno razumevanje trenutnih problema i načina za njihovo rešavanje;

5) loše planiranje radnog dana;

6) lična dezorganizacija, ( „ruševine papira“ i sl.);

7) prekomerno čitanje;

8) loš sistem upravljanja dokumentima;

9) nedostatak motivacije, lenjost;

10) traženje loše sačuvanih potrebnih podataka (adrese, brojevi telefona itd.);

11) nedostaci saradnje ili podele rada;

12) slučajni telefonski pozivi;

13) neplanirani posetioci;

14) nemogućnost da se kaže ne;

15) nepotpune, zakasnele informacije;

16) nedostatak samodiscipline;

17) nemogućnost da se stvar završi;

18) odvraćanje pažnje (buka, itd.);

19) dugotrajni sastanci;

20) slaba pripremljenost za sastanke, razgovore itd .;

21) nedostatak komunikacije ili netačne povratne informacije;

22) ćaskanje o privatnim temama;

23) preterana društvenost (komunikacija);

24) prekomerna poslovna evidencija;

25) navika odlaganja „za kasnije“;

26) želja da se sve detaljno nauči;

27) dugo čekanje;

28) žurba, nestrpljivost, preterana probirljivost;

29) nekorišćenje delegiranja;

30) nedostatak kontrole nad poverenim zadacima, zbog čega moraju da budu naknadno prepravljeni.

Ja lično nemam ništa protiv ove liste i citiram je sasvim namerno, iako je i sama lista veoma podložna kritikama.

Prvo, sam princip njenog sastavljanja je neshvatljiv (Sastavio autor? Rezultat ankete? Ako je rezultat ankete, kako je ona sprovedena, ko su bili subjekti?).

Drugo, nije jasno da li je ovo potpuna lista (ili je možda preobimna?).

Treće, i to je najvažnije, nije poznato u čijoj / kojoj aktivnosti se ovi kradljivci vremena pojavljuju.

Svaka aktivnost je specifična i uključuje svoje jedinstvene kradljivce vremena. Na primer, u nekim organizacijama to može biti preterana tajnovitost, koja veštački stvara mnoge barijere u komunikaciji i razmeni informacija. U nekim organizacijama zaposleni su preopterećeni poslom, što uništava energetsku komponentu rada i na kraju dovodi do njegovog usporavanja.

Čak i u radu dvojice menadžera koji su na različitim nivoima hijerarhije u istoj organizaciji, mogu se pojaviti potpuno različiti kradljivci vremena.

Gornja lista „kradljivaca vremena“ može se smatrati primerom ili vrstom „polazišta“, počevši od koga možete (i treba!) da napravite svoju listu. Analizu upravljanja vremenom procesa i situacija određenih životnih aktivnosti, nemoguće je uraditi bez sastavljanja sopstvene jedinstvene liste smetnji (kradljivaca vremena). Lista se može dobiti direktnim ispitivanjem (intervjuisanjem) ili posmatranjem (samoposmatranjem); može biti jednostavna ili sa rangiranjem, a može da uključuje i dodatne parametre za ocenjivanje.

Sa liste koju je predložio Lotar Zajvert odaberite pet najkarakterističnijih prepreka koje se najčešće pojavljuju u vašim uobičajenim aktivnostima. Koliko ove prepreke ometaju postizanje vaših ciljeva i usporavaju vašu produktivnost? Jeste li se pokušali da se borite protiv njih? Kako i sa kojim rezultatom?

Još jednom pažljivo pročitajte listu smetnji Lotar Zajvert. Nevedite najmanje pet smetnji koje su specifične za vašu aktivnost, ali kojih nema na predloženoj listi.

Ukoliko želite, možete ih podeliti sa drugim čitaocima ovog teksta, preko komentara.

Pročitajte i tekstove:

Individualna strategija – ključ uspešnog upravljanja vremenom

PLANIRANJE I UPRAVLJANJE VREMENOM – široka duša i kreativna priroda ne žele da budu uokvireni!