Pet generacija upravljanja vremenom

Upravljanje vremenom pretrpelo je snažnu evoluciju u proteklih sto godina. Korisno je ukratko pogledati svaku generaciju upravljanja vremenom. Zanimljivo je da mnogi ljudi prolaze kroz ove faze razvoja u sopstvenom životu i kroz lično iskustvo ovladavaju metodama pojedinih generacija upravljanja vremenom.

1. generacija upravljanja vremenom: Efikasnost

Razmislite o najstarijim publikacijama za upravljanje vremenom koje ste ikada dobili!

Naravno, uglavnom su sadržale pitanja poput sledećih:

Kako da radim više u isto vreme?

Kako pravilno koristim svoj kalendar?

Kako pravilno planiram svoj dan i da osvojim “zlatni sat”?

A odgovor je bio (i jeste): ako koristite samo ispravnu tehniku, vaš život će biti bolji!

Ovu generaciju upravljanja vremenom nazivamo generacijom efikasnosti.

Peter Drucker ima lepu definiciju efikasnosti: „raditi stvari na ispravan način“ (za razliku od definicije efektivnosti  „raditi prave stvari“, što ću objasniti u sledećem odeljku).

Nema sumnje: I dalje je važno imati dobar i efikasan sistem lične administracije svog vremena. Moramo da znamo kako da se pravilno organizujemo i treba da smo zahvalni na savetima i alatima koje smo dobili od ove generacije upravljanja vremenom. Pravi tehnički alati mogu da budu veliki blagoslov. Dobri podsetnici, prave beleške (možemo da ih pronađemo na pravom mestu u pravo vreme), kreiranje i pravilno korišćenje kontrolnih lista, efikasno planiranje i priprema, pravilno postavljanje prioriteta – sve su to sjajna pomagala kako ne biste gubili vreme.

Naravno, ja takođe, svojom knjigom „Pametno upravljanje vremenom – kompletan vodič sa alatima i vežbama” želim da vam pomognem da poboljšate svoju efikasnost.

Ali, pažnja: efikasnost, sama po sebi, ne vodi do uspeha kojem se nadamo.

Poslednjih godina, sa svojim kolegama iz Persolog DanAdria, pratili smo hiljade ljudi; od učenika do zanatlija, od domaćica do predsednica kompanija, od prodavaca do preduzetnika, od kojih je većina imala velika očekivanja od povećanja efikasnosti. Međutim, do sada nismo sreli nijednu osobu koja bi nam potvrdila da je dugoročno dolazila do uspeha samo poboljšanjem efikasnosti i rekla nam „Postao sam srećnija osoba, živim ispunjeniji život i našao ono čemu sam se nadao!“

Zamislite da se penjete po veoma visokim merdevinama rekordnom brzinom i u odličnoj ravnoteži, ali kada dođete do vrha, ustanovite da se merdevine naslanjaju na pogrešan zid. Ako obratite pažnju samo na efikasnost, upravo to može da vam se dogodi. Snage i slabosti prve generacije neminovno su dovele do preko potrebnog razvoja pri čemu, naravno, znanja prethodne generacije upravljanja vremenom nisu postala suvišna i nepotrebna.

2. generacija upravljanja vremenom: Efektivnost

Uvek se iznova iznenadim kada u kompanijama pronađem koncepte u planovima za obuku, koji su tu samo zbog nostalgije i koji osuđuju mlade snage na suvišne aktivnosti – aktivnosti koje apsolutno više nisu potrebne za trenutno bavljenje profesijom, ali o kojima stari „ratnici“ u firmama kažu: „To je ono što smo uvek radili.“ Druga generacija upravljanja vremenom započinje ovde. Postavljaju se, sa pravom, pitanja:

Šta želite da uradite sa određenom aktivnošću u svom životu?

Šta želite da postignete u životu?

Koji je vaš cilj?

Ako je prva generacija bila oblikovana pitanjem kako raditi stvari na ispravan način, za drugu generaciju je karakteristično pitanje: Da li ja radim ispravne stvari?

Jednostrana efikasnost razočarava negativnim posledicama i danas je široko prihvaćena postala spoznaja : efektivnost dolazi pre efikasnosti.

Prvo morate da znate kuda želite da idete, a zatim da odaberete pravi put. Stav „Ne znam gde želim da idem, ali odlazim odavde što pre!“ u nekim slučajevima može da bude iskren, možda čak i opravdan, ali, uistinu, nije zdrava osnova za sopstveni život.

Druga generacija upravljanja vremenom je široko prihvaćena i danas svaki dobar menadžer ima jasan stav: bez brige o cilju, većina puteva vode na stranputicu i iako se posao obavlja sa visokom efikasnošću, često je reč o besmislenom gubljenju snage i vremena.

U međuvremenu, tema ciljeva je pripala standardu knjiga o samopomoći i upravljanju vremenom. Ipak, u radu (na primer, na mojim seminarima) nalazim puno ljudi koji u praksi premalo rade na ciljevima. Na sledeća pitanja, mnogi ljudi ne mogu da daju zadovoljavajuće odgovore:

Kako mogu da odredim dobre ciljeve za svoj život?

Kako da pravilno postavim vredne ciljeve?

Kako da svesno koristim ciljeve za rad na sebi i napredovanje?

Naročito u poslednje vreme, brojna istraživanja su potvrdila da su dobri ciljevi izuzetno važni za lični razvoj, sopstvenu motivaciju, motivaciju zaposlenih, srećan i zadovoljstvom ispunjen život, a samim tim i za upravljanje vremenom, koje prožima sva ova područja.

Ciljevi mogu da inspirišu!

Dobri i kvalitetni ciljevi razvijaju dinamiku koju ništa ne može da zameni! Ali, kako da pronađem prave ciljeve? Kako izgleda upravljanje sobom na osnovu ciljeva? Koje su mrtve tačke u koje vodi pogrešno postavljanje ciljeva? Ciljevi su sredstvo koje se može koristiti kao bilo koji drugi alat – bilo kao blagoslov, ili, kao prokletstvo za čoveka! U praksi, vidimo da su oba iskustva učestala tokom poslednjih decenija.

Rad sa ciljevima je poput učenja zanata. Počinjete kao šegrt. Nakon nekog vremena, kada imate više veština, postaćete kalfa. Ako vredno radite i ne odustanete prerano, postaćete majstorski pomoćnik, a tokom godina postaćete i majstor svog zanata. Ako nastavite i postanete majstor uspešnog života, na kraju ćete inspirisati celokupno okruženje.

Nepravilan rad sa ciljevima ubrzo je doveo do drugog važnog otkrića: čak i ako se imaju u vidu najbolji ciljevi, nemoguće je pretvoriti gusku u orla – zato što nema potencijal. Došlo je vreme za novu generaciju upravljanja vremenom:

3. generacija upravljanja vremenom: Orjentacija ka potencijalu

Svaka osoba ima snage i svaka osoba ima slabosti! Svi ljudi imaju talente i nedostatke. Ciljeve bi trebalo graditi, što je više moguće, na snagama i talentima osobe.

Važno je da radite na svojim slabostima i nedostacima, ali, mnogo je važnije da otkrijete svoje snage i talente, da ih upotrebite i razvijete!

Veoma su retki i zaslužuju pohvalu, izuzeci, ljudi koji su upornim usavršavanjem i radom, postigli uspeh iz slabosti ili nedostatka talenata.

Međutim, mnogo je povoljniji način da se fokusirate na svoje snage i talente i da na njima gradite uspeh.

Uobičajeno, veliki napori na sopstvenim slabostima mogu da maksimiziraju vaš prosečni nivo sposobnosti. Ali, razvoj vaših snaga i talenata, dovešće vas iznad proseka, a vrlo moguće i učiniti jedinstvenim i možete postići mnogo, mnogo više.

Treba pomenuti i da je aktivnost utemeljena na ličnom potencijalu jedan od glavnih izvora i temelja unutrašnje motivacije(zaposlenih). Ni pohvalama, ni pretnjom ili nagradama, ni drugim pokušajima da motivišete, ne možete zameniti ono što čovek može da pruži sebi, ako postupa u skladu sa svojim potencijalom, oseća svoj talenat i razvija ga! Činjenica da ljudi ne poznaju svoj potencijal, ne razvijaju ga iz neznanja, loše navike ili straha, često i odbijaju da ga iskoriste, glavna je prepreka na putu do lične sreće.

Pametno upravljanje vremenom mora biti orjentisano na tip ličnosti i potencijal. Mora da odgovara jedinstvenom profilu ličnosti čoveku. Lični ciljevi i stil rada moraju da se prilagode jedinstvenosti pojedinca. Naravno, postoje univerzalni principi koji važe za svako ljudsko biće. Ali, čak i primena ovih principa može izgledati vrlo različito iz ugla različitih ljudi.

Šta je to jedinstveni profil ličnosti? Koji je moj potencijal? Kako mogu da ga otkrijem? Oni koji postave ta pitanja i rade na odgovorima, otkrivajući svoje snage i talente i razvijajući ih, biće nagrađeni mudrošću i zrelošću.

Ali, ako mislite da biste mogli nešto da postignete samo ako to želite, grešite! Na primer, nećete moći lako da napišete i komponujete operu kvaliteta Mocartove Figarove ženidbe.

Pa, možete da se ljutite i kažete: Da, ali, jedan ili drugi posao može da nauči svako, ako to dovoljno želi.

Samo ste delimično u pravu! Jer postoje pojedinačna ograničenja, kod svakog od nas, koja je vredno imati na umu. Okolina u kojoj provodite vreme kao dete, kao adolescent, kasnije kao odrastao čovek, takođe ima svoj uticaj.

Iz navedenih razloga, otkrića treće generacije upravljanja vremenom su bila i još uvek su veoma značajna.

Danas, posebno u trenutnoj ekonomskoj situaciji, svaka osoba mora da bude spremna da se angažuje na više poslova, čak i u oblastima koje joj, možda, nisu prvi prioritet. Na duži rok, najkorisnije je da osoba prepozna svoj potencijal i svoje talente, postavi svoje ciljeve i oblikuje svoj život na različitim područjima u skladu sa njima.

Svest o ovoj generaciji upravljanja vremenom je u stalnom porastu. U studijama, odnos između kvaliteta života i sposobnosti usklađivanja ciljeva sa potencijalom i talentima, postaje jasan, a efekti koje ovakvo ponašanje ima na percepciju vremena i upravljanje vremenom su očigledni.

Rezimirajući treću generaciju „Upravljanje vremenom orjentisano ka potencijalu osobe“ mogu da kažem:

Samo oni ljudi koji prepoznaju i razumeju šta je njihova „stvar“, koji znaju i razvijaju svoj potencijal i talente, kao i kako da ih usklade sa svojim ciljevima, žive život dugoročno motivisani, mentalno uravnoteženi i zdravi.

Način, kako da ovo ostvarite u skladu sa jedinstvenim profilom vaše ličnosti, detaljno je razradio međunarodni tim naučnika nemačke kompanije Persolog GmbH, čija Persolog® metodologija predstavlja najbrže rastuću metodologiju na području ljudskih potencijala u Nemačkoj i većem delu Evrope. Njihove programe možete detaljno upoznati kroz predavanja i Persolog® treninge koje vodim svakog meseca u Beogradu i “online” uživo putem interneta.

4. generacija: Usklađivanje poslovnog i privatnog života (“Work-Life Balance”)

Do sada je težište upravljanja vremenom uglavnom bilo na profesionalnom životu:

Kako mogu bolje da radim svoj posao?

Kako mogu da zaradim više novca za manje vremena?

Kako na poslu mogu da učinim više u pogledu kvaliteta i količine?

Ova pitanja ostaju važna, a metode tri prethodne generacije upravljanja vremenom pomažu da odgovorite na njih.

Ali, one zanemaruju banalnu spoznaju: naš život je više od posla.

Svako ko sredinom 40-ih dobije prvi srčani udar automatski će pomisliti: Da li je bilo vredno truda da mi posao naruši zdravlje? Oni koji dožive poremećaj u braku i otuđenost od svoje dece često se pitaju da li su možda (ne)opravdano žrtvovali porodicu zbog uspeha u karijeri. Zbog toga je razvijen model ravnoteže između radnog i privatnog života, balans posla i života. To konkretno znači:

Ko želi da pametno upravlja vremenom, mora ceo život da drži pod mikroskopom.

Takvim pristupom upravljanje vremenom postaje malo komplikovanije, ali donosi veće zadovoljstvo i uspeh u životu. Težnja ka ravnoteži između posla i privatnog života dovodi do potrebe da čovek formuliše ciljeve i radi na na njihovom ostvarenju na svim životnim područjima. Za oblast rada, ovaj proces je poznat, dok za ostala područja nije (a ponekad je mnogo teži). U svakom slučaju, efektivan stil rada na poslovnom području, mora biti usklađen sa efektivnošću u ostalim oblastima života; inače, efektivnost pati.

Potrebe organizma, socijalnog okruženja, kao i potrebe duše u potrazi za smislom, moraju se uzeti u obzir u upravljanju vremenom. Ove teme kulminiraju kada se govori o sreći, unutrašnjoj stabilnosti, vrednim međuljudskim odnosima i pojednostavljenju životne svakodnevice.

Naš život nije jednodimenzionalan, već je višestruk i visoko složen. Svođenje nečijeg života na samo jedno područje, možda je u nekom slučaju pogodno za određenu fazu života ili ograničen vremenski period. Međutim, dugoročno svoditi život čoveka na samo jedno područje je “glupost”, a i opasno po njegov život.

Ako pažljivo proučite literaturu poslednjih 10 do 15 godina na temu upravljanja vremenom, primetićete da je ta činjenica, barem u teoriji, postala opšte poznata. Meni lično, veoma je drago što vidim da je ta važna tema za današnjeg čoveka, poslednjih godina doživela takvu renesansu. „Život u ravnoteži“ svima je na usnama. Statistički se može pokazati i da u Evropi toliko mnogo ljudi nikada nije bilo svesno potrebe za ravnotežom između različitih oblasti života.

Nedavno je u jednom poslovnom magazinu pisalo da menadžeri nikada nisu bili fizički spremni kao danas. Čak i oni koji možda ne vole da se bave atletikom, shvataju da im je lagani trening dobar. Svest o ravnoteži, međusobnoj povezanost različitih životnih područja i potreba da čovek ulaže vreme i energiju u te oblasti, nesumnjivo je porasla, ali istovremeno i dovela do anksioznog pitanja: Kako da sve to integrišem u svoj dan, svoju nedelju, svoj život?

Balans je dobar, ali ako čovek pogrešno neguje ovaj koncept lako može da sklizne u „diktaturu ravnoteže”. Toliko smo posvećeni da sve uradimo kako treba, da opet ne radimo ispravno. Ne treba gubiti iz vida da ravnoteža nije ulaganje iste količine vremena i energije u sve oblasti života, već pametno ulaganje vremena i energije u sva važna životna područja. Ovde dolazimo do opravdanja i potrebe za četvrtom generacijom upravljanja vremenom, koje će i ubuduće postojati. Ona je, kao nijedna druga pre nje, probudila svest o bogatstvu i raznolikosti života i suprotstavila se opasnom osiromašenju kome je izložen današnji čovek.

5. generacija upravljanja vremenom: Zajednički životni balans »Shared-Life-Balance«

Oni koji kritički analiziraju prve četiri generacije ne mogu izbeći otkriće: one su veoma „egoistične“. To ne želim da kritikujem. Gotovo je u prirodi svake od prethodnih generacija upravljanja vremenom: „ja“ u centru pažnje. Kako da budem bolji? Kako danas mogu da postignem više? Kako mogu da uravnotežim svoj život? Kako da shvatim sebe, steknem sreću, unutrašnji mir? Ovo je u početku jednostavno: govori se o životu svakog pojedinca, o individualnom vremenu. Ko bi uskratio čoveku pravo da od sebe napravi najbolje?

Možda znate izreku: Ja, moje, mene, meni – Bože, blagoslovi nas četvoro!

Ili, na zemaljskiji način: Svako misli na sebe, samo ja mislim na mene.

To ne mora uvek da bude loše, čak je potrebno da sebe bolje upoznamo i preuzmemo odgovornost za svoj život i delovanje. Ali, ako ste zaglavili u takvom pristupu, mislite samo na sebe i izgubite iz vida druge ljude u vašem okruženju, onda to katastrofalno utiče na vaš život i vreme i pre ili kasnije, platićete cenu takvog odnosa prema sebi i prema drugim ljudima. Rezultat je nepoverenje, tajno udaljavanje, na poslu može da dovede do otkaza, a u privatnom životu do izolacije – sa takvim ljudima niko ne želi da provodi vreme. Pogledajte samo koliko vremena i energije se gubi takvim pristupom.

Zamislite da imate šefa koji misli samo na sebe, koji traži samo svoju prednost i sebično iskorišćava sve ostale, a zatim ih gazi samo da bi ojačao svoj ego. Pretpostavimo da radi samo stvari od kojih ima neposredne koristi i bezobziran je prema ljudima koji ga okružuju. „Svako misli na sebe, samo ja mislim na mene“! Kako bi to uticalo na stil rada, komunkaciju i odnose u timu, troškove, kvalitet rada …

U trenutku kada se marže smanjuju u mnogim industrijama, odjednom postajete svesni novih i vrlo visokih faktora troškova. Ne radi se samo o jeftinijoj nabavoj ceni repromaterijala i produžetku radne nedelje. Posebno, poslednjih nekoliko meseci, od menadžmenta kompanija u Srbiji i regionu, dobijam sve više upita o tome kako poboljšati saradnju u kompaniji. “Ja i samo ja” pristup može nezaposlenu osobu dovesti do samozapošljavanja, ali takav pristup u timu može da bude smrtonosan, jer potkopava međuljudske odnose i zajednički rad.

Menadžeri opet postaju jasno svesni važnosti akcije orijentisane na vrednost, pravednog karaktera, klasičnih vrlina, smislenog ponašanja i saradnje koju prožima poverenje. Sve što sam naveo ima veze sa međuljudskim odnosima i vodi daleko od čistog “ja, pa ja” razmišljanja. Poslednjih godina smo racionalizovali, pojednostavili, optimizovali procese, … – i uočilli velikog kradljivca vremena i efikasnosti: slabost karaktera i nepoverenje.

Uveren sam da u odnosima i organizacijama još uvek postoje ogromne rezerve vremena i prostor za smanjenje troškova. Pored svih ostalih domaćih zadataka koje su menadžeri već preuzeli, ponovo se otkriva značaj karaktera, vrednosti, smisla, povezanosti i poverenja. Verujem da će izgradnja i održavanje poverenja biti jedan od najvažnijih faktora rasta i ubrzavača procesa u bliskoj budućnosti. Sve možete savršeno da organizujete, ali, ako nemate poverenje drugih ili nemate ljude oko sebe kojima možete da verujete, to će dramatično uticati na vaš vremenski budžet i možda uništiti vaš projekat.

Rezime:

Upravljanje vremenom bez upravljanja odnosima – skok s motkom, bez motke.

Upravljanje vremenom pete generacije je pre svega upravljanje odnosima:

Prve četiri generacije su (razumljivo) veoma egocentrične.

Ali, naše vreme je, skoro uvek, vreme koje provodimo sa drugim ljudima.

Sledi: Pametno upravljanje vremenom mora da se usredsredi na uspešnu interakciju i izgradnju vrednih odnosa sa drugim ljudima.

Poboljšanja odnosa u ličnom okruženju, karakteru, poverenju i komunikaciji, u narednim godinama, mogla bi da se pokažu kao najjači akcelerator procesa pametnog upravljanja vremenom. Ta poboljšanja stvaraju više slobodnog vremena koje možemo pametno da upotrebimo.

Upravljanje vremenom bez upravljanja odnosima je, dakle, kao skok s motkom, bez motke.

Često, skloni smo da živimo na “naš način” ignorišući ove važne istine iz neznanja, nepromišljenosti ili lenjosti.

Najbolje od svih generacija upravljanja vremenom

Dragi prijatelji, koristim priliku da najavim svoju novu knjigu

“Pametno upravljanje vremenom – kompletan vodič sa alatima i vežbama”

 Međutim, odlučio sam da ovo neće biti knjiga isključivo o petoj generaciji upravljanja vremenom, bez obzira koliko me ta ideja inspiriše. Nakon pažljivog razmatranja, izabrao sam važne korake iz različitih generacija kako bi vam pružio kompletan skup informacija i alata za uspešno upravljanje vremenom. Metodologija ove knjige vas prati na putu do veće efikasnosti, efektivnosti, razvoja vašeg potencijala i od skladne ravnoteže između posla i privatnog života do ravnoteže zajedničkog života, gde zrelost karaktera i sve veće poverenje nisu blagoslov samo za vaš život, već i za život ljudi koji vas okružuju!

Ispunjenom životu i pametnom upravljanju vremenom, neizostavno pripada i stvaranje vrednosti za druge. Čovek živi uravnotežen život tek kada drugi ljudi pronađu i zauzmu odgovarajuće mesto u njegovom životu. Drugim rečima, život čoveka je srećniji i ispunjeniji, ako se zna da je on druge ljude učinio srećnijim i ispunjenijim. Od ravnoteže između posla i života do ravnoteže u zajedničkom životu – ovim konceptom života svako pobeđuje.

Ovaj koncept objasnio sam u knjizi “Pametno upravljanje vremenom – kompletan vodič sa alatima i vežbama” i jasno ćete videti kako naše vreme može biti oplemenjeno različitim formama odnosa i rada.

Vredno korišćenje vremena se može postići i novim načinom razmišljanja, koje svaku našu odluku pita, kako da što više ljudi ima koristi od nje. Takvo mišljenje nazivamo „višestrukom pobedom“ (Multiple Win) i na taj način se nadilazi klasično (i veoma važno) „Win-Win“ mišljenje.

Još jedna važna oblast je naša posvećenost prema drugim ljudima: Ulaganje vremena i novca u razvoj ljudi koji nam pomažu – ovo može biti jedno od najuzbudljivijih iskustava. Da li planirate tako nešto u našem vremenskom budžetu?

Knjiga “Pametno upravljanje vremenom – kompletan vodič sa alatima i vežbama” nije samo za jednokratno čitanje – ona je vredan vodič koji stalno treba da imate uz sebe dok pametno koristite svoje vreme, dajete mu visoku vrednost, koristite prilike koje vam se ukazuju i živite najbolji život koji možete da zamislite.

Želim vam puno uspeha!

P.S.

Pre nego što izađe iz štampe, sa sadržinom knjige “Pametno upravljanje vremenom – kompletan vodič sa alatima i vežbama” moći ćete da se upoznate preko tekstova – izvoda iz knjige koje ću objavljivati na Linkedinu i na ovom blogu