Osećaj stalne zauzetosti jedan je od glavnih problema današnjeg čoveka. Vrlo često se to pretvara u izgovor: Ne mogu da radim ono što sam obećao jer sam previše zauzet! Ne mogu da provodim dovoljno vremena sa porodicom ili sa prijateljima, jer sam previše zauzet! Ne mogu radim ono što želim, ne mogu da idem nedeljom u Crkvu, ne mogu da meditiram, ne mogu dobro da spavam noću … jer sam previše zauzet!
Morate priznati da su mnogi od nas koristili izgovor “previše sam zauzet” ili, „zauzet sam“, jer nam se, u datom trenutku, čini da je racionalan i istinit. A takvo ponašanje ima posledicu: ako želimo da budemo manje zauzeti, prvo moramo da obavimo sav posao zbog koga smo zauzeti (tj. da postanemo zauzetiji). Začarani krug.
Može li čovek da postane manje „zauzet“ obavljajući istu količinu posla? Da biste se oslobodili navike da ste stalno zauzeti, hajde da prvo objasnimo šta znači biti zauzet.
Zašto smo uvek zauzeti?
Navika da budete uvek zauzeti sastoji se od pet komponenti:
Tendencija da uvek kažemo “DA”, da na sebe preuzmemo previše.
Često, to radimo zato što smo previše optimistični u pogledu količine posla koju možemo da odradimo. Ili, zato što teško kažemo “NE” i brinemo šta će se dogoditi ako ne kažemo “DA”. Ili, nismo zadovioljni ako dobijemo manje posla, čak iako nas to dublje uvlači u posao i stvara dodatne, često nepotrebne obaveze.
Navika brzog prelaska sa posla na posao
Čak i ako smo preuzeli adekvatan broj obaveza, to još uvek neće eliminisati osećaj stalne zauzetosti: sve vreme ćemo posvetiti poslu. Ovo je svojevrsna mentalna navika – žurimo da završimo posao što je pre moguće, kako bismo odmah prešli na sledeći. Često, bez odmora, bez pauze u toku koje treba da obnovimo svoju energiju.
Radimo posao, a ne nalazimo značaj i ne vidimo smisao
Većinu vremena u toku dana provodimo tako što obavljamo zadatke, jednostavno samo da bismo ih izvršili: zato što postoje rokovi, jer drugi ljudi čekaju da to odradimo, ili, jednostavno, zato što su ti zadaci na našoj “to do” listi. Ali, ako u tome ne vidimo više smisla, ispunjenje zadataka pretvara nas u hrčka koji trči u točku.
U idealnom slučaju svaki naš zadatak bi trebao da bude povezan sa nečim višim; tada mu možemo pružiti onoliko pažnje i truda koliko je potrebno za uspešno izvršenje, bez opterećenja i osećaja zauzetosti koji se javljaju kada radimo posao u kome ne vidimo smisao. I to će biti potpuno drugačiji način rada i potrošnje našeg vremena i energije.
Strah od gubitka novca ili posla, razočaranje drugih
Strah nas zaokuplja. Briga o novcu i poštovanju od drugih bila bi normalna ako nas ne bi sprečavala da se koncentrišemo na ono što za nas predstavlja najveću vrednost. Ovi strahovi nas prisiljavaju na previše posla, mada bi bilo važnije da se koncentrišemo na najvažnije stvari i njima posvetimo dragoceno vreme.
Odlaganje neprijatnih zadataka
Možemo da radimo bilo šta, samo da ne moramo da se fokusiramo na zadatke koji su nam neugodni. Okrećemo glavu, bežimo, uvek smo zauzeti i konstantno žurimo da se oslobodimo osećaja straha i nelagodnosti od složenih i nama neprijatnih zadataka. Iako bi bilo vredno uraditi suprotno, bez obzira na osećaj neprijatnosti, usredsrediti se na ove složene zadatke, ako su zaista važni i imaju vrednost za nas i vredne ljude u našem okruženju.
Kako da prestanemo da budemo “stalno zauzeti”
“Stalno zauzetom” čoveku je teško da zamisli da svoje ciljeve može da ostvaruje bez tenzije, postupno i smireno. Važno je videti smisao svojih postupaka i fokusirati se na njih. Odnosno, pronaći “protivotrov” za gore pomenute trendove.
Postavite prioritete
Umesto da pokušavate da brzo odradite male i lake zadatke, trebalo bi da se fokusirate na ono što je zaista važno. Važni su zadaci koji utiču na ishod projekata, naše karijere ili poslovanja. Ako imate neki težak zadatak, koji vam deluje zastrašujuće, najverovatnije bi od njega trebalo krenuti.
Zato je potrebno da razvijete naviku identifikovanja ovih važnih zadataka i da većinu svog vremena (do 80%) posvetite njima. Naravno, treba odvojiti vreme za administrativni rad i analizu e-pošte, ali veliki broj sitnih zadataka može da se delegira, odloži ili potpuno odbaci.
Pronađite smisao
Kada se upuštate u novi zadatak, imajte u vidu zašto je važno da se taj posao uspešno odradi i kome će biti od koristi. Na primer, ako razumete da će zadatak koji ste obavljali biti od koristi ljudima koji su vam važni, možete se nositi sa nelagodnošću i nespremnošću da nešto preduzmete. Radite ovu mentalnu vežbu svaki put kada se spremate da preuzmete novi zadatak. Pogledajte koliko traje ta veza sa značenjem, a kad primetite da je prekinuta, ponovo se vratite na nju.
Radite jedan po jedan posao(zadatak)
Uprkos svim pričama o obavljanju više zadataka u isto vreme, osoba u jednom trenutku može kvalitetno da radi samo jedan posao. Koncentrisati se na posao, posvetiti se na ispravan način zadatku koji smo postavili, znači odbaciti sve ostalo. Zaboravite “multitasking”!
Ako je problem velik i složen, pretvorite ga u više manjih zadataka: na primer, ceo tekst u par odlomaka, duži proces na vremenske blokove od 5-15 minuta. Dakle, možete se potpuno koncentrisati na manji zadatak u ovih 5-15 minuta, a nakon što završite ovaj zadatak, pređite na novi u narednom periodu od 5-15 minuta. Verujem da se slažete da je ovo lakše nego ispunjavanje, odjednom, zadatka za koji je potrebno četiri sata.
Ugasite destruktivan unutrašnji glas
Osećaj straha, stida, nespokojstva u nekim situacijama je normalan. Ali, samo na trenutak. A nakon toga, poslušajte unutrašnji glas koji pojačava taj strah. Šta se vrti u vašoj glavi? „Razočaraću sve oko sebe ako ne budem imao dovoljno vremena da ispunim zadatak u zadatom roku“ ili „Prestaće me da poštuju ako ne budem uradio ovaj posao“? Ovo može da ne bude preterivanje, već apsolutna istina. Ali, važno je da znate, bez obzira da li je vaša zabrinutost opravdana ili ne, nanosi vam štetu. Taj unutrašnji glas vodi nas na drugo mesto, sprečavajući nas da se koncentrišemo na ono najvažnije i da optimalno sagledamo situaciju. Zamislite da je ovaj unutrašnji glas mehur sapunice koji lako možete da probušite.
U Praksi
Naravno, nemoguće je da odmah uspešno primenite sve ove savete – potrebna vam je vežba. Sve ove tačke treba da zabeležite – u elektronskom obliku ili na papir (na nalepnice ili u svesku), ali možete da upotrebite bilo koji drugi fizički objekat kao podsetnik – saksiju cveća, ili neke figurice na istaknutom mestu. Ovo može biti podsetnik da treba da se zaustavite, da stanete i pažljivo odredite prioritet i važnost svojih poslova i krenete u akciju – od najvažnijeg ka najmanje važnom. Upamtite: Prvo ono najvažnije!
Vremenom će ovo stanje postati vaše uobičajeno radno stanje i, najverovatnije, promeniće vaš celokupni životni stil na bolje. Postaćete manje zauzeti.
Ukoliko želite da idete i korak dalje, kompletnu metodologiju izrade ličnog “Time Management” sistema i individualne strategije za upravljanje vremenom bazirane na jedinstvenom profilu vaše ličnosti, možete da savladate na obuci koju vodim u Beogradu, 20-21. februara:
„Time Management“ trening – Vremenska kompetencija i upotreba Persolog® alata
Dobrodošli!
Pročitajte i tekstove:
Pet generacija upravljanja vremenom
Individualna strategija – ključ uspešnog upšravljanja vremenom
Upravljanje vremenom i kradljivci vremena
PLANIRANJE i upravljanje vremenom – široka duša i kreativna priroda ne žele da budu uokvireni
Krizne komunikacije 